Hva har dere så å vinne på en slik øvelse?

To ting. For det første har dere et glimrende utgangspunkt for å diskutere disse spørsmålene på ny ved senere anledninger, og for det andre har dere noe å gi til nye medlemmer av klubben. Det kan nok være at nyankomne har kjennskap til NBFs turneringsreglement, men de har naturligvis ikke kjennskap til hva som er etablert omgangsform og krav til væremåte i klubben, og hvordan dere praktiserer de mer overordnete reglene.

Hvis det imidlertid er slik i din klubb at det ikke er uvanlig at det forekommer konflikter mellom medlemmene ved og utenfor bridgebordet, så er situasjonen straks mer vanskelig. Målet for alle klubber vil være å ha et slikt dokument som omtaler ønsket og uønsket væremåte blant medlemmene. Men det styret som du nå er en del av har trolig ikke den standing i klubben at dere uten videre kan nedskrive noen ”ti bud” og henge dem opp på tavlen. La oss forresten moderere oss litt. Naturligvis kan dere, men dere kan ikke forvente at det normsettet dere utarbeider aksepteres uten videre og at medlemmene etterlever det uten at det blir diskusjoner om det er slik man egentlig vil ha det i klubben. Nå kan imidlertid det å utløse en slik diskusjon være nettopp det klubben trenger for å utvikle en omforent væremåte blant medlemmene. Dere vil kunne sette i gang en prosess som kan vise seg å være udelt positiv for klubben. Men det forutsetter at styret er forberedt på og kan håndtere eventuelle konflikter som måtte oppstå under marsjen. Og konfliktløsning er ikke det klubbstyrer i bridgeklubber er kjent for å være best på. Da hjelper det ikke om man ved bridgebordet er aldri så dyktig til å gjennomføre både ensidige og tosidige skviser. Men vil dere, så prøv.

Vi vil likevel anbefale dere å gå litt forsiktig fram. En framgangsmåte som har vist seg å virke hensiktsmessig, er ikke å forsøke å løse ”hele verden” på en gang. Ta først opp de punktene dere forventer at det er størst enighet om blant medlemmene. Ved en slik framgangsmåte kan dere oppnå to ting. Dere kan enkelt og raskt utarbeide normer på punkter det ikke vil være særlig diskusjon om, og dere vil samtidig etablere en hensiktsmessig form og prosedyre for behandling av denne type spørsmål i et klima som ikke vil være preget av store motsetninger blant medlemmene.

Anbefalt framgangsmåte er altså å beskrive hvordan dere vil foreslå at medlemmene skal forholde seg med hensyn på disse punktene, og be medlemmene om tilbakemeldinger for å sikre at det blir gjort ønskelige justeringer på det forslaget dere har lagt fram. I beskrivelsen vil vi anbefale dere å være ordrike og unngå å bruke negative formuleringer eller formuleringer som hentyder til straffereaksjoner. De medlemmene dere har i klubben er sikkert så intelligente at når dere sier hvordan dere vil at medlemmene skal forholde seg til dette og hint, vil de selv være i stand til å finne ut hvordan ting ikke skal gjøres. Å innlede et punkt med ”skutt blir den” eller noe tilsvarende, er altså en formuleringsform som vi mener ikke vil virke særlig godt i denne sammenheng. Legg litt arbeid i å finne formuleringer dere er fornøyd med. Å ordlegge seg i slike sammenhenger er alltid vanskelig. Derfor skal dere være svært lydhøre for de tilbakemeldinger dere får på det dere legger fram, selv om dere i utgangspunktet ikke måtte være udelt enige i det enkelte vil komme med. Og bruk den tiden som er nødvendig for å oppnå konsensus blant medlemmene om holdninger og formuleringer. Har dere ikke et omforent normsett i dag, kan dere neppe tape på å bruke litt tid på å sikre at dere kommer fram til noe som flesteparten av medlemmene vil slutte seg til.

Har dere sagt A, så skal dere også si B. Å stoppe den prosessen dere har igangsatt når de enklere punktene har funnet sin løsning, vil være mindre enn halvgjort arbeide. På kort sikt vil dere ha mest nytte av å få gjennomdiskutert de mer sensitive og konfliktfylte punktene. Derfor må dere fortsette på den veien dere har staket ut. At dere har angrepet problematikken på en måte noen kanskje vil kalle en ”omvei”, var for å vinne erfaringer og finne fram til en hensiktsmessig måte å behandle slike spørsmål på. Kanskje vil dere måtte legge fram et mer gjennomarbeidet grunnlag for å fremme forslag til hensiktsmessige atferdsformer på de punktene som gjenstår. Eksempelvis vil det være relativt enkelt å finne argumenter for at det er hensiktsmessig at medlemmene deltar i tilrettelegging og gjennomføring av klubbkveldene, mens det vil være tyngre å forklare hvorfor det er viktig at medlemmene skal bruke tid og krefter utenfor klubben til aktivt å delta i markedsføring av klubben og rekruttering av nye medlemmer. En ting vil dere i hvert fall ha oppnå ved å gjennomføre en slik prosess, og det er at den vil hjelpe dere til å tømre styremedlemmenes holdninger til de samme temaene.

En annen framgangsmåte for å komme fram til hvordan medlemmene skal samhandle i klubben, er å gjennomføre en meningsmåling blant medlemmene. Når tilsvarende gjennomføres i bedrifter, kalles de gjerne klima- eller miljøundersøkelser. De er ment å gi en målestokk på hvordan medarbeiderne forholder seg til en på forhånd uttalt ledelsesog bedriftskultur, som bedriftsledelsen ønsker skal være gjeldene i bedriften.

Det er naturligvis ikke noe i veien for å gjøre tilsvarende i en bridgeklubb. Vi kan tenke oss at meningsmålinger er et hensiktsmessig instrument å benytte i klubber med forholdsvis mange medlemmer, da det gjerne er vanskeligere for medlemmene å få gitt uttrykk for meninger og holdninger i et større forum. Hvis styret velger å bruke meningsmålinger som et hjelpemiddel i dette arbeidet, må styret formulere påstander vedrørende de punktene de er opptatt av å få tilbakemeldinger på, og sette disse inn i et spørreskjema. Skjemaet deles ut til alle klubbmedlemmene sammen med en informasjon om hensikten med skjemaet, hvordan det skal fylles ut og hvordan styret vil behandle svarene de får. Likeledes må dere informere om hvordan dette vil bli fulgt opp videre.

Den umiddelbare fordelen ved en slik framgangsmåte er at man får tilbakemelding på alle spørsmål på en gang, og at de er egnet til å fange opp nyanser i medlemmenes holdninger. Å utarbeide et slikt skjema er imidlertid ganske komplisert og arbeidskrevende. Det er en fordel at noen i klubben har arbeidet med slike undersøkelser før, men det er ikke et krav. Utsagnene i spørreskjemaet må være utformet slik at man er sikker på at svarene virkelig gir en entydig tilbakemelding. Prøv å unngå at valgte spørsmålsstillinger gir føringer for hvordan man ønsker medlemmene skal svare. I så fall vil man kunne oppleve at medlemmene tilsynelatende ”ikke står bak” de svarene de har avgitt i den senere diskusjon om vei valg for klubben.

Her er noen eksempler på hvordan påstander kan utformes i et slikt skjema:



Hver påstand må ta utgangspunkt i et av de kulturelementene som dere vil ha tilbakemelding på, og det vil gjerne være hensiktsmessig å utarbeide 3 – 5 påstander med ulik vinkling på det enkelte tema for bedre å kunne finne ut av hva et eventuelt problem består i.

I eksempelet over har vi latt skjemaet inneholde syv svaralternativer fra ”ikke enig” til ”helt enig”. Grunnen er at ved sammenstillingen av svarene skal dere ikke bare være opptatt av gjennomsnittlig utregnet verdi av svarene, men også hvordan spredningen av svarene er. Hvis det på utsagnet ”Jeg synes vi får for mye tid til hvert spill” er 20 som har svart 5 og 20 som har svart 6, er gjennomsnitts-verdien for utsagnet 5,5. Gjennomsnittsverdien vil være utsagnskraftig, og styret kan redusere tid pr. runde noe uten at det vil vekke særlig reaksjoner blant medlemmene.

Er det 25 som har svart 7 og 15 som har svart 3, vil gjennomsnittsverdien for utsagnet igjen bli 5,5. Men i dette tilfelle har nær 40% av svarene gitt uttrykk for at disse medlemmene slett ikke føler at de har for god tid pr. spill. En beslutning om å redusere tiden pr. runde vil da neppe være et godt valg. En brukbar tommelfingerregel dere kan benytte dere av er at hvis 80% av svarene tenderer mot å være ”enig” eller ”uenig”, kan dere anse svaret som utsangskraftig, hvis det ikke er en tydelig polarisering i avgitte svar som tilsier at det her er en uenighet som dere må vurdere nærmere.

Det er slett ikke alle utsagn der medlemmene må være enige for at dere kan konkludere i den ene eller annen retning. Skulle det være 25 - her 60% - av medlemmene som sa seg helt enig i utsagnet ”Jeg gjør gjerne en innsats for klubben utenom spillekveldene”, så vil vi tro at styret har fått en tilbakemelding som de er så fornøyd med at det spiller liten rolle at et mindretall reserverer seg for å delta i slike aktiviteter. Dere har likevel tilstrekkelig ”muskler” til å gjennomføre de fleste aktiviteter dere måtte ha planlagt.

Sluttproduktet for en slik undersøkelse er at resultatene legges fram for medlemmene sammen med styrets tolkninger av svarene. Medlemmene må få anledning til å gi tilbakemelding på tolkningene – gjerne i form av en diskusjon på en klubbkveld - før endelig status gjøres opp. Som nevnt ovenfor tror vi det vil være svært nyttig både på kort og lang sikt at det utarbeides et dokument ”Slik vil vi ha det i MIN bridgeklubb”.

Sammen med vedtekter og målsetninger for klubben, vil det utgjøre en god plattform for å arbeide videre med klubbens utvikling.

Hvordan skal dere så sikre at de normer som er nedfelt i dette dokumentet blir etterlevd av klubbmedlemmene, og sikre at det blir en reell beskrivelse av klubbkulturen?

Vi har tre svar på det:
For det første: Dere skal være påpasselige med å ROSE all atferd som medlemmene utviser og som er i overensstemmelse med hva dere har blitt enige om som ønsket samhandling. Rosen kan godt være overstrømmende og være rettet til så vel alle, som en gruppe av medlemmene eller til enkeltmedlemmer. Ros kan gis like godt i det åpne rom så alle hører den, eller direkte til den enkelte. Ros like godt de små positive hverdagsepisodene, og ikke vent til det er noen som har løst større oppgaver for klubben. Ros kan godt gjentas gang etter gang – det er holdbar vare. Og vi kjenner i hvert fall ikke til at noen i en bridgeklubb har blitt ødelagt av at medlemmene har fått for mye ros, så dere løper neppe noen risiko.

For det andre: Dere skal arrestere uønsket oppførsel hos enkeltmedlemmer. Er det nødvendig å ta opp en uønsket situasjon med noen, skal det gjøres direkte - men diskret. Og for all del - dere må være sikker på at det var den dere vil kritisere som var involvert i situasjonen. Kritikken dere gir, skal gis med referanse til vedtatte normer for samhandling i klubben – ikke ut fra egne holdninger eller moralske anfektelser. Det kan tenkes at det er nødvendig å gå ut i klubben og fortelle at styret har valgt å gi et medlem en irettesettelse. Gi i så fall et bare et kort referat av hvorfor og hvordan, og gjør for all del ikke den bommerten å referere overfor medlemmene til en feilsituasjon som allerede er ferdigbehandlet på et senere tidspunkt.

OBS! De reaksjonsformer vi her har beskrevet skal selvsagt bare benyttes når det gjelder brudd på klubbnormene, og ikke ved situasjoner der det kan være snakk om straff i form av tidsbestemt utelukkelse fra klubben, eller saker der det kan være aktuelt å innrapportere saken til kretsen for oversendelse til NBFs disiplinærkomite. Ved overtredelser av en slik karakter skal etablerte prosedyrer fra NBF benyttes.

For det tredje: Gjør det til regel å ta opp klubbnormene til diskusjon hvert år – for eksempel som en fast sak på klubbens årsmøte. Be om tilbakespill på om medlemmene stadig mener at klubbnormene bør være slik de er beskrevet, eller om det skal gjøres endringer eller tilføyelser. Klubbstyret er naturligvis like meningsberettiget som medlemmene for øvrig, og kan selv foreslå endringer. –

Lykke til!