Klubbens årsmøte

Vi vet at årsmøtet i en rekke klubber oppfattes som en liten formalitet og at mange ønsker å avvikle dette så raskt som mulig. Årsmøtet er likefullt klubbens høyeste organ og vi vil anbefale at styret vektlegger generalforsamlingen og at det avsettes nødvendig tid til å gjennomgå styrets beretning, regnskapet og revisors beretning. Alle medlemmer er kanskje ikke like interessert i alle postene, men styret har plikt til å informere om alle deler av klubbens drift i det året som har gått. Det er også en god anledning til å få synspunkter fra medlemmene på hva de synes har vært vellykket og hva som kan forbedres. Formalitetene rund årsmøtet er hjemlet i klubbens vedtekter. Der vil det være angitt når medlemmene skal motta innkalling til årsmøtet og hvilke frister medlemmene må overholde for å få behandlet forslag på møtet. Vedtektene sier gjerne noe om hvilken saksliste som skal følges og formaliteter rundt undertegning av protokollen. 

Dette er normalt den dagsorden som følges på årsmøtet:

• Konstituering av generalforsamlingen
• Valg av ordstyrer, referent og hvem som skal undertegne protokollen
• Styrets beretning
• Regnskap og revisors beretning
• Innkomne forslag
• Valg av nytt styre

Styrets beretning 

Dette er et dokument vi virkelig vil anbefale at styret legger ned et godt stykke arbeid i. Beretningen bør være styrets referat over hvilke oppgaver de har arbeidet med det siste året og hvordan det opplever at det har lykkes i å leve opp til sin programerklæring og de mål de satte seg før oppstarten av sesongen. Styret bør også omtale hvilke forhold som har underlettet deres arbeid og hva de har oppfattet som hindre i utviklingen av klubben. 

Gir dere styrets beretning en slik utforming, kan årsrapporten bli ganske ordrik. Vi oppfatter ikke at det er noen ulempe. Ja, det kan kanskje ta tid på årsmøtet å gjennomgå rapporten fra A til Å. Vi forutsetter imidlertid at alle frammøtte får tilsendt rapporten i forkant av årsmøtet, slik at de kan forberede seg på forhånd. Dermed kan man i gjennomgangen av beretningen konsentrere seg om de punktene styret mener er viktigst å omtale på årsmøtet og besvare de kommentarer og spørsmål som kommer fra medlemmene. 

I tillegg til å gi en grundig informasjon om klubbens drift, vil en slik styreberetning også inngå som en viktig informasjonskilde når man skal se klubbens utvikling i et lengre tidsperspektiv. Gamle resultatlister og summariske rapporter og protokoller mister sin informasjonsverdi svært fort, når man søker opplysninger om hvordan klubben ble drevet og hva medlemmene var opptatt av i tidligere år. Mange er nok de som har fortvilet over manglende informasjons-kilder i klubbens arkiver, når de skal prøve å sette sammen et jubileumsskrift eller tilsvarende. Tro oss – det kan virkelig være verdt å legge litt arbeid i utformingen av styrets beretning.

Regnskap og revisors beretning 

Vi forventer ikke at styret legger like mye arbeid i å legge fram en regnskapsrapport, men dere skal være bevisst på at det slett ikke er alle klubbmedlemmer som er regnskapskyndige. Så en skriftlig redegjørelse for hva som har vært hovedpostene i klubbens inntekter og utgifter kan være et godt hjelpemiddel til å formidle informasjon om klubbens økonomi. Rapporten bør også inneholde hva som har vært styrets økonomiske føringer i året som er gått.

Innkomne forslag 

Forslag fra medlemmene skal være behandlet av styret før årsmøtet og styret skal gi uttrykk for sin innstilling til det enkelte forslag. Når forslaget legges fram på årsmøtet, er det viktig at styret sørger for at forslaget får en god behandling, og at de tilstedeværende får anledning til å kommentere forslaget. 

Styret kan selv fremme forslag på årsmøtet, hvis det anser at det må ha generalforsamlingens tilslutning til en sak. Husk imidlertid å gå gjennom klubbens vedtekter på forhånd, slik at dere ikke risikerer å fremme et forslag som er i strid med vedtektene. Forslaget kan naturligvis likevel fremmes forutsatt at det også fremmes et forslag om endring av vedtektene.

Valg av nytt styre

Det er valgkomitéens ansvar å fremme forslag til nytt styre. Det sittende styret skal underlette valgkomiteens arbeid ved å gi beskjed i god tid før årsmøtet om hvilke styremedlemmer som er villige til å stille til gjenvalg og hvem som ønsker å gå ut av styret. Å være medlem av en valgkomite er sjelden noen misunnelsesverdig jobb, og denne informasjonen kan være svært viktig for at den i tide skal kunne fremme et hensiktsmessig forslag til nytt styre.