Informasjon til medlemmene
I en bridgeklubb er kanskje resultatservicen fra klubbkveldene det mest åpenbare eksempelet på nødvendig intern kommunikasjon. Trolig er dette informasjonsbehovet tilfredsstillende løst i alle klubber. En veldrevet klubb bør imidlertid ha gjort seg opp en begrunnet mening om hvilken annen informasjon som skal tilflyte medlemmene, og på hvilken måte informasjonen skal gis. Det er ikke naturlig her å lage en mal for informasjonsoppgavene i klubben, men heller trekke fram en del informasjonselementer som bør vurderes å gi klubbmedlemmene. Hva er mer naturlig å begynne med enn hva styret selv arbeider med? Det er en god vane at man jevnlig orienterer om styrets arbeid og hvilke konkrete planer styret har for klubbens drift. Likeledes bør det informeres om beslutninger styret treffer om økonomiske disposisjoner, budsjetter og regnskap.
Klubbens terminliste og aktiviteter som planlegges igangsatt av sosial karakter, profilerings-, rekrutterings- og opplæringsaktiviteter er det også naturlig å informere om så snart planene er fastlagt. Det er også viktig at medlemmene får kjennskap til spilletilbud som krets og forbund vil gjennomføre, og spesielle invitasjoner til turneringer fra andre klubber i distriktet. Selvsagt skal informasjon som klubben mottar fra krets og forbund også formidles til klubbmedlemmene.
Nedenfor er opplistet en del informasjonselementer som vi har kalt ”Må-informasjon” til medlemmene. Vi har også forsøkt å systematisere informasjonen etter når informasjonen bør gis.
”Må-informasjon” til medlemmene ved sesongoppstart:
- Hvem som representerer klubben i styret og kontaktpersoner i klubben
- Hva styret spesielt vil arbeide med i kommende sesong
- Planer for profilerings-, rekrutterings- og opplæringsaktiviteter
- Budsjett for kommende sesong med eventuelle kommentarer
- Hva Klubbkontingent og spilleavgiftene vil være
- Klubbens terminliste med turnerings-opplegg og spesielle forutsetninger for deltagelse
- Tidspunkt for oppmøte og når spillekveldene forventes avsluttet
- Hvem som normalt vil være turneringsleder på klubbkveldene
- Hvem som vil ha ansvar for turneringsadministrasjonen
- Hva medlemmene kan forvente av servering på spillekveldene
- Andre forhold i forbindelse med avviklingen av spillekveldene
- Hva styret anser at medlemmenes bidrag til klubbens drift skal være og hvilken atferd de forventes å utvise på klubbkveldene
- Hvilke spilletilbud som medlemmene vil ha i krets, forbund og andre nærliggend
”Må-informasjon” til medlemmene i løpet av sesongen:
- Resultatservice fra spillekveldene og eventuelt spillstensiler
- Hva det enkelte medlem har opptjent av klubb- og kretspoeng
- Resultater som klubbmedlemmer oppnår i turneringer utenfor klubben
- Referat fra avholdte styremøter
- Informasjon om aktiviteter med sosialt tilsnitt som styret tar sikte på å gjennomføre
- Informasjon om hvordan styret opplever at medlemmene medvirker til driften av klubben
- Ros til medlemmer som gjør en innsats utover hva som forventes
- Spesiell informasjon fra krets og forbund som forventes å nå medlemmene (eventuelt med kommentarer om hvordan styret vil forholde seg i den enkelte sak)
”Må-informasjon” til medlemmene når sesongen er over:
- Hvordan styret opplever at de har arbeidet med å nå de mål de satte seg, og graden av måloppfyllelse
- Styrets oppfatning av sterke og svake sider ved klubbvirksomheten
- Anbefalinger til det nye styret om spesielle tiltak som det bør arbeides med i kommende periode
- Regnskap for året som har gått – eventuelt med kommentarer
- Hvilket tilbud medlemmene har om sommerbridge i egen eller nærliggende klubber
- Tidspunkt for oppstart av ny sesong