Planlegging og gjennomføring av aktiviteter

Når dere har kommet fram til hva dere skal ta spesielt tak i for den kommende sesong må aktivitetene planlegges både med hensyn til hensikt og omfang, hvem som er ansvarlige, hvem som skal bidra til gjennomføringen og når ting skal gjøres. I tillegg må planleggingsansvarlig også kalkulere hvilke økonomiske uttellinger som klubben blir påført gjennom denne aktiviteten.

Det er ikke nødvendig at styremedlemmene deltar i planleggingen, men planene bør legges fram på et styremøte og vedtas der. Derved sørger man for at styret blir medansvarlige for gjennomføringen og ikke minst at alle blir orientert i detalj om hva som skal gjøres. Kanskje kan de øvrige medlemmene i styret også bidra med råd og dåd. 

Gjør det til en regel å skrive ned en detaljert plan over alle aktiviteter – store som små. Naturligvis er det oppgaver dere kan løse uten en slik plan, og det kan kanskje oppleves som utidig å legge arbeid i planlegging av alle aktiviteter. Når vi stresser dette så sterkt, er det for at det vil gjøre at dere innarbeider en god arbeidsmetodikk i styrearbeidet, og at dere har et oppfølgingsgrunnlag for den enkelte aktivitet dere beslutter å gjennomføre. At alle i styret utvikler en slik planleggingskompetanse vil dere skråsikkert ha igjen for ved løsningen av senere oppgaver. Og ikke minst kan det være greitt å ha et grunnlag å gå tilbake på når dere senere en gang skal gjenta samme eller en liknende aktivitet. 

En ting til slutt – ingen aktivitet er gjennomført før det er skrevet en erfaringsrapport om hvordan det gikk. Oppnådde dere hensikten med aktiviteten? Hva gjorde dere bra og hva gikk litt skeis? Holdt de økonomiske rammene? Hva er det viktig å ivareta en annen gang? Kanskje du tror du husker hvordan dette hele ble gjennomført på godt og vondt. Bra det, men det er ikke sikkert det er du som vil ha ansvaret en senere gang. En erfaringsrapport gjør at enhver kan lese seg til hvordan man kan lære fra tidligere erfaringer.