Klubbstyrets programerklæring

Et godt råd for ethvert klubbstyre er man ved konstitueringen av styret enes om en enkel programerklæring som sier hvordan styret ønsker å ivareta klubbens drift og utvikling i den periode det er valgt for. Den skal tjene som en rorpinne for styret og en støtte for dets arbeid. Samtidig vil den gi være et signal til medlemmene om hva de kan forvente seg av styret i kommende sesong og hva styret ønsker å måles etter. Det innebærer slett ikke all verdens hokus pokus å lage en slik programerklæring. Dere gjenbruker bare de diskusjonspunktene dere har hatt på agendaen i styremøtet og kommenterer dem under styrets hovedoppgaver:

• Hvordan styret tenker seg avvikling av klubbkveldene
• Hvordan styret ønsker å profilere klubben i markedsområdet
• Hva styret ønsker å gjøre med hensyn til nyrekruttering til klubben
• Hvordan styret vil stimulere til å forbedre medlemmenes bridgefaglige kvaliteter
• Hvordan styret vil holde medlemmene informert om klubbens drift og informasjon som klubben mottar fra forbund og krets
• Hvordan styret ønsker å styre klubbens inntekter og utgifter
• Hvilket sosialt miljø og omgangsformer styret ønsker skal være framherskende i klubben

Her er et enkelt eksempel på hvordan en slik programerklæring kan se ut:

Fra og med første mandag i september til og med siste mandag i april vil klubben arrangere ukentlige spillekvelder. Styret er ansvarlig for det arrangementstekniske opplegg og gjennomføring, samt å finne fram til turneringsformer som medlemmene finner tilfredsstillende.

For at vi skal ha tilstrekkelig tid til å kunne avvikle kveldsturneringer som tilfredsstiller medlemmenes forventninger, vil en ordinær spillekveld erfaringsmessig vare ca. 4 timer. For å få en hensiktsmessig avvikling av spillekveldene våre har vi derfor valgt at klubbens spillekvelder starter kl.18.30 og skal avsluttes senest kl.22.30. Avsatt tid for en spillekveld vil gi oss gjennomsnittlig 8 – 10 min. å bruke pr. spill – inklusive bytting til neste runde. Det skulle være tilfredsstillende for både mer og mindre rutinerte spillere. 

Styret vil sørge for at det settes om plakater om hvilket tilbud klubben har til alle bridgeinteresserte på kjøpesentra og bussholdeplasser i klubbens nærområde. 

Styret planlegger å avholde et begynnerkurs etter nyttår. Intensjonen med dette opplæringstilbudet å rekruttere minst 2-4 nye medlemmer, slik at vi kan øke med et halvt til ett bord på klubbkveldene. 

Styret ønsker å gjennomføre et spilletreningskurs over fire kvelder i høst for de medlemmene som måtte ønske det. En forutsetning for gjennomføring er at minst åtte medlemmer melder seg på et slikt kurs. Kurset vil gjennomføres med egne krefter og være gratis, hvis det kan avvikles hjemme hos en av deltagerne. 

Styret vil også stimulere til at medlemmene forbedrer sine bridgefaglige kvaliteter gjennom å tilby å betale halvparten av spilleavgiften for de som ønsker å delta på kretsens turneringer.

Klubbens terminliste for sesongen vil bli delt ut på første klubbkveld i høst. Resultatlistene fra forrige spillekveld vil bli slått opp på klubbtavlen hver klubbkveld. Der vil medlemmene også finne informasjon fra forbund og krets, samt turneringstilbud som klubben mottar fra andre klubber. 

Medlemskap i klubben vil i inneværende sesong koste kr.500,- og spilleavgiften på klubbkveldene vil være kr. 50,-. Hvis vi har et snitt på 7 bord pr. spillekveld, vil dette vil gi klubben et overskudd på kr. 5000,- når utgifter til lokalleie og premiebudsjettet på kr. 3000,- er trukket fra. Styret planlegger ikke å kjøpe inn nytt materiell denne sesongen, men regner med at forventet overskudd i år brukes til å skifte ut klubbens kortstokker ved oppstarten av neste sesong.

Alle spillere skal søke å bidra til at det oppstår en hyggelig omgangstone ved spillekveldene våre, og se til at det ikke framprovoseres situasjoner som kan oppleves av med - eller motspillerne som stressende eller utidige. 

For at klubben skal framstå som en attraktiv klubb for alle bridge-spillere uavhengig av deres bridgefaglige kvaliteter og tidligere spilleerfaring, er vi avhengig av at de mer rutinerte spillere bistår de urutinerte i kraft av sin erfaring. De skal oppleves som hjelpende med hensyn til hvordan regelverket skal praktiseres, og bidra med råd og dåd under spilleavviklingen ut fra sin bridgefaglige erfaring. Spesielt viktig er det at dette etterleves, hvis vi skal klare å tiltrekke oss nye medlemmer i forbindelse med det planlagte begynnerkurset i vinter. 

Vi forutsetter at medlemmene uoppfordret hjelper til med å tilrettelegge for spillingen på klubbkveldene og rydde opp etterpå, og også er positive til å bidra til å løse spesielle oppgaver når styret ber om det. 

Vi ber også om at medlemmene i klubben tar opp med styret når det er forhold i klubben de ikke er fornøyd med, eller de har ideer eller forslag til aktiviteter som kan bidra til en positiv utvikling av klubben. 

Naturligvis kan en slik programerklæring være mer omfattende og inneholde langt flere detaljer enn i dette eksempelet. Det viktigste er imidlertid at alle hovedoppgavene for styret kommenteres, selv når styret ikke har intensjoner om å igangsette aktiviteter innen et av områdene. Merk også at i dette eksempelet har vi flettet inn litt om hvordan styret forventer at medlemmene skal medvirke i drift og utvikling av klubben. 

Det er også vesentlig at programerklæringen deles ut til medlemmene ved oppstart av sesongen, og at man ber medlemmene om tilbakemelding på om det er ting de ønsker styret skal håndtere annerledes, eller om de har forslag til andre aktiviteter. Eventuelle tilbakemeldinger behandles av styret, og alle gis beskjed om hva styret har besluttet. 

Når utspillet fra styret er ferdigbehandlet, vil programerklæringen fungere som en plattform for styrets arbeide og en «kontrakt» mellom styret og medlemmene i klubben. 

I styrets årsberetning – som skal skrives i forbindelse med klubbens årsmøte - kommenteres alle punktene med hensyn på hva som ble gjort og hvordan styret mener de og medlemmene har levd opp til intensjonene og aktivitetene i programerklæringen.