Det første styremøte

Det første styremøte som avholdes etter at valg av nytt styre er foretatt på klubbens årsmøte er viktig. Og vi tror dere gjør lurt i å legge stor vekt på hvordan det skal gjennomføres. Nye styremedlemmer skal opptre i en styresammenheng for første gang og er naturlig nok spente på hvordan det foregår og hva som forventes av dem. Det er tross alt noe annet å møtes i et styremøte enn rundt kortbordet eller i sosiale sammenhenger. 



De nye styremedlemmene vil gjerne ha nye oppfatninger og meninger om hvordan klubben bør drives, og er lite kjent med hva som er behandlet på tidligere styremøter og hvilke føringer styret tidligere har basert driften på. Derfor anbefaler vi at det avsettes god tid til dette første styremøtet, slik at man får fram meningsforskjeller og nye ideer til klubbens drift. Det er viktigere at deltagerne får anledning til å bryte holdninger og oppfatninger med hverandre på dette styremøtet enn at det tas beslutning i saker og aktiviteter som skal gjennomføres.

Med en slik vinkling på det første styremøtet er det viktig at det gjerne avholdes kort tid etter at styret er valgt (helst innen den første måneden etter årsmøtet) og at man er påpasselig med å finne et møtetidspunkt der alle har anledning til å møte.

Hovedpunktet på agendaen for dette styremøtet bør være å få fram sterke og svake sider ved klubbens drift, og hvilke områder styret blir enige om å utvikle/ forbedre. For å få en flying start på møtet vil vi foreslå at det sendes ut et skriv på forhånd med de punkter alle medlemmene bør ha gjort seg opp en mening om før man møtes. Her er et eksempel på hvilke spørsmål styremedlemmene skal forberede seg på å besvare som forberedelse til styremøtet (eksempelet finner du også i skjemaform i bilag). 

Forberedelse til det første styremøtet:


Gjennomføring av spillekveldene

• Har du inntrykk av at medlemmene er fornøyd med det spillelokalet vi spiller i?
• Er det noe som tilsier at vi bør vurdere å skifte til en annen ukedag for spillekveldene våre?
• Har vi et spilletilbud som medlemmene er fornøyd med?
• Fungerer turneringsadministrasjonen tilfredsstillende?
• Er standarden på kort, spillemapper og meldekort god nok?
• Har vi et kafétilbud som medlemmene er fornøyd med?
• Bør resultatservicen vi gir til spillerne forbedres?

Profilering og rekruttering

• Har vi gjort nok for at klubben er kjent i nærområdet vårt?
• Har vi laget tilstrekkelig informasjonsmateriell om klubben?
• Bør vi søke samarbeid med andre bridgeklubber?
• Gjør vi nok for å tiltrekke oss nye medlemmer?
• Er det behov for å gi medlemmene tilbud om videreutvikling?
• Skal vi stimulere til økt deltagelse i KM-, SM- og NM-lag?

Intern informasjon

• Er informasjonen vi gir til medlemmene god nok?
• Er medlemmene kjent med hva forbund og krets arbeider med?
• Vet medlemmene hva andre klubber har av spilletilbud til dem?

Økonomi/regnskap

• Mener du at medlemmene synes det er dyrt å være medlem i klubben?
• Bør vi øke eller legge om premieringsopplegget vårt?
• Har vi behov for å øke inntektene til klubben?

Kultur og trivsel

• Synes det som om medlemmene trives i klubben?
• Opptrer medlemmene imøtekommende og inkluderende mot nye spillere?
• Vet medlemmene hva som forventes av dem med hensyn til atferd på spillekveldene?
• Er medlemmene generelt innstilt på å bidra til klubbens drift?
• Har styret lagt tilstrekkelig vekt på å arrangere sosiale aktiviteter i tidligere sesonger?
• Er du trygg på om du kan ta beslutninger på som forplikter styret?
• Vet du hva du på kan fortelle til medlemmene om styrets arbeid?

Legg merke til at vi her bare ber styremedlemmene tenke gjennom forskjellige deler av klubbens virksomhet. Spørsmålene kan besvares med ja eller nei, og ingen steder bes den enkelte om å komme med ideer og forslag til hva som kan gjøres. Kanskje du reagerer med at dette er da en unødvendig omvei når «alle» vet hvor skoen trykker. Ja, mon det? Erfaringen viser at problemområdene i den enkelte klubb gjerne er mer sammensatt enn det først kan synes som. 

Denne framgangsmåten er ment å sikre at man i det første styremøtet skal rekke å ta temperaturen på hele klubbvirksomheten, og derved finne ut hvilke områder som styret mener det bør gjøres noe med. Gjennomgangen av disse spørsmålene på styremøtet kan ta noe mellom 20 minutter og 20 timer. Vi er i alle fall trygge på at dere ved å legge opp møtet på denne måten får en frisk meningsutveksling om dette og hint, og at en slik utveksling av synspunkter gir dere et godt grunnlag til å legge opp det videre arbeidet i styret. 

I tillegg har dere trolig oppnådd at det enkelte styremedlem har fått anledning til å gjøre seg en oppfatning av hvilke oppgaver han/hun har størst lyst til å bidra til å løse. Det kan det være greit å få avklart først som sist, for alle i styret må bidra til å skape den klubben dere og medlemmene ønsker. Det kan passe godt å fordele ansvarsområder på det første styremøtet. Da er man liksom kommet i gang med å tilrettelegge for ny sesong. Her er en liste over hvilke ansvarsområder som må fordeles på styremedlemmene:

• Ansvarlig for turneringsadministrasjon og gjennomføring av spillekveldene
• Ansvarlig for markedsføring av klubbens tilbud og profilering av klubben
• Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter
• Ansvarlig for informasjonsopplegg og nyhetsformidling
• Ansvarlig for budsjettering av klubbens aktiviteter og føring av klubbregnskapet

Naturligvis kan disse områdene spesifiseres nærmere og også deles i flere ansvarsområder, hvis det passer best for dere. 

Det er viktig å understreke at ansvarlig ikke er ensbetydende med utførende. Et godt klubbstyre sørger for å trekke inn øvrige medlemmer i utøvelsen av de enkelte aktiviteter. Dette er ikke bare ønskelig, men rett ut sagt nødvendig for å kunne ivareta alle oppgavene. Skal oppgavene bare fordeles på noen få i klubben, vil det neppe være «muskler» nok til å gi et samlet godt tilbud til medlemmene. Og vi vil tro at det slett ikke er så vanskelig å få medlemmene utenfor styret til å ta i et tak. Men det holder gjerne ikke å spørre medlemmene kollektivt om støtte i plenum. Dere må henvende dere direkte til den enkelte og be om hjelp til konkrete oppgaver. Det er de færreste som vil unnslå seg å gjøre noe, når de blir spurt direkte uten at de har en gyldig grunn. Sørg også for å be flere av medlemmene om assistanse til å løse de forskjellige oppgavene, slik at det ikke bare er noen få som om og om igjen trekkes inn i klubbens drift. Når dere har funnet ut av hva styremedlemmene mener er styrker og svakheter ved klubben, er det på tide å tenke på hva man kan og skal gjøre. Men det får dere neppe tid til å ta tak i på dette første styremøtet. Vi vil imidlertid tro at dere har opplevelsen av å ha kommet godt i gang, og ser fram til neste styremøte der dere skal sørge for «å få fanden ut av nøtta». 

En liten sluttreplikk til det første styremøtet. Legg vekt på å skrive et detaljert og ordrikt referatet fra styremøtet. Et slikt referat vil trolig gi dere føringer for hvordan dere skal arbeide videre, og dere har med dette også et godt grunnlag for å komme med en programerklæring overfor medlemmene om hva styret er opptatt av og hva det vil arbeide for å få til i kommende sesong.