8 Intern informasjon til medlemmene
Naturligvis har klubbmedlemmene behov for og krav på å få kjennskap til alt som skjer i klubben og annet som har betydning for klubbens drift. I en bridgeklubb er kanskje resultatservicen fra klubbkveldene det mest åpenbare eksempelet på nødvendig intern kommunikasjon, og alle klubber har et innarbeidet opplegg for å gi resultatservice fra klubbkveldene. En veldrevet klubb bør imidlertid ha gjort seg opp en begrunnet mening om hvilken informasjon som skal tilflyte medlemmene, hvordan informasjonen skal gis og hvor ofte informasjonen skal gis.
Det er ikke naturlig her å lage en mal for informasjonsoppgavene i klubben, men heller trekke fram en del informasjonselementer som bør vurderes å gi klubbmedlemmene. Og hva ville vel være mer naturlig å begynne med enn hva styret selv arbeider med. Det er en sunn informasjonspolitikk at man jevnlig orienterer om styrets arbeid og hvilke konkrete planer styret har for klubbens drift. Likeledes bør det informeres om beslutninger styret treffer om økonomiske disposisjoner, budsjetter og regnskap. Klubbens terminliste og aktiviteter som planlegges igangsatt av sosial karakter, profilering og markedsføring av klubben eller rekrutterings- og opplæringsaktiviteter er det også naturlig å informere om så snart planene er fastlagt. Det er også viktig at medlemmene får kjennskap til spilletilbud som krets og forbund vil gjennomføre, og invitasjoner til turneringer fra andre klubber i distriktet. Selvsagt skal informasjon som klubben mottar fra krets og forbund også formidles til klubbmedlemmene.
En bredt anlagt informasjonsformidling vil altså være tjenlig i flere sammenhenger.
Enkelte klubber legger stor vekt på informasjons-formidlingen. Med de elektroniske hjelpemidlene vi nå rår over i form av internett, E-post og SMS skulle det ikke være vanskelig å finne hjelpemidler som vil være effektive for spredningen av aktuell informasjon til klubbens medlemmer. Vi vil anbefale at alle klubber tar ett eller flere av disse hjelpemidlene i bruk i informasjonsformidlingen fordi man på denne måten oppnår å gi rask og ensartet informasjon fram til mange. I tillegg kan man bygge opp et effektivt arkivsystem for klubben.
Men ikke glem at alle medlemmer har krav på samme informasjon og at det nok ikke er alle medlemmer som enda er aktive brukere av elektronisk kommunikasjon. Det er for de fleste nødvendig å supplere elektronisk informasjon med skriftlig og/eller verbal informasjon som gis regelmessig på klubbkveldene. Hvordan informasjonen gis er til syvende og sist underordnet forutsatt at man sikrer at all informasjon når alle medlemmer, og at gitt informasjon oppleves som tilfredsstillende for medlemmene.
Viktigheten av å legge opp til et bredt anlagt informasjonsarbeide i klubben kan neppe undervurderes. Ved å vektlegge intern kommunikasjon i klubben, vil styret gi medlemmene opplevelsen at styret tar dem på alvor og bidra til at medlemmene identifiserer seg med klubben og føler tilhørighet til den. Men la oss for all del ikke underslå at dette arbeidet vil være ressurskrevende. Det viktigste er derfor at informasjonsarbeidet avstemmes mot hvilke ressurser klubben ønsker å legge i denne delen av styrets oppgaver, og hvilken informasjon medlemmene finner det naturlig at styret bidrar med.