Klubbens årsmøte

Formalitetene rundt årsmøtet er hjemlet i klubbens vedtekter. Der vil det være angitt når medlemmene skal motta innkalling til årsmøtet og hvilke frister medlemmene må overholde for å få behandlet forslag på møtet. Vedtektene sier gjerne noe om hvilken saksliste som skal følges og formaliteter rundt undertegning av protokollen.

Dette er normalt den dagsorden som følges på årsmøtet:

• Konstituering av generalforsamlingen
• Valg av ordstyrer, referent og hvem som skal undertegne protokollen
• Styrets beretning
• Regnskap og revisors beretning.
• Innkomne forslag
• Valg av nytt styre

Styrets beretning

Styrets beretning skal gi en oversikt over klubbens drift i det året som er gått, og medlemmene skal kommentere og godkjenne beretningen i forbindelse med avviklingen av årsmøtet. En nærmere beskrivelse av hvordan vi anbefaler at styrets beretning skal utarbeides finner du i avsnittet Klubbens drift – styrearbeid.

Styrets beretning sendes ut til medlemmene sammen med de øvrige sakspapirer til årsmøtet.

Regnskap og revisors beretning

Til årsmøtet skal også framlegges et avsluttet regnskap for regnskapsåret. Regnskapet skal være revidert og revisors rapport skal foreligge ved årsmøtet.

I resultatregnskapet skal det spesifiseres hva klubbens inntekter og utgifter har bestått av og eventuelle utestående fordringer. Det er en god regel å vise hva fjorårets regnskap viste for de samme postene.

Balanseregnskaper skal vise verdien av klubbens eiendeler, eventuell gjeld og innestående på alle klubbens bankkonti, samt størrelsen på en eventuell kassebeholdning. Det er en god regel å vise hva de samme verdien av de samme postene fra forrige regnskapsår.

Revisjonsrapporten skal gi en anbefaling til årsmøtet om godkjenning av regnskapet og eventuelle feil og mangler i regnskapsførselen.

Resultat- og balanseregnskapene ut til medlemmene sammen med de øvrige sakspapirer til årsmøtet.

Innkomne forslag

Forslag fra medlemmene skal være behandlet av styret før årsmøtet og styret skal gi uttrykk for sin innstilling til det enkelte forslag. Når forslaget legges fram på årsmøtet, er det viktig at styret sørger for at forslaget får en god behandling, og at de tilstedeværende får anledning til å kommentere forslaget.Innkomne forslag sendes ut til medlemmene sammen med de øvrige sakspapirer til årsmøtet.

Valg av nytt styre

En egen oppnevnt valgkomite skal presentere forslag nytt styre på årsmøtet. Valg kan foretas sum-marisk, hvis det ikke foreligger alternative forslag til de kandidater valgkomiteen har fremmet. Ethvert medlem på årsmøtet kan kreve skriftlig avstemming av de forskjellige representantene som er på valg. Valgkomiteens innstilling sendes ut til medlemmene sammen med de øvrige sakspapirer til årsmøtet.

Protokoll

Det skal skrives referat fra årsmøtet og hver post skal være godkjent i henhold til regelverket i klubbens vedtekter. Referatet skal være godkjent av to tilstedeværende klubbmedlemmer. Underskrevet referat utgjør protokollen fra årsmøtet. Protokoll fra årsmøtet sammen med styrets beretning og regnskap skal oversendes kretsen til orientering så snart protokollen er underskrevet