Økonomiske føringer for styrets arbeid

Det er viktig at styremedlemmene samsnakker før sesongen starter opp og bestemmer hvilke økonomiske føringer styret vil legge for sitt arbeid. Det vil i stor grad være bestemmende for hvilke aktiviteter som styret vil gjennomføre og hvordan de skal angripes. Skal aktivitetene resultere i et størst mulig overskudd? Hvilken premieringsprofil skal man ha? Skal styret investere i nytt og kostbart utstyr? I hvilken grad skal styremedlemmene få dekket sine direkte og indirekte kostnader? Svarene på disse og andre spørsmål av økonomisk karakter er ikke forutbestemte. Det er styret og interne forhold i den enkelte klubb som avgjør hvilken regler som skal praktiseres.

Spilleavgifter, medlemskontingent og evt. inntekter av kafedrift er de variablene man vanligvis har å spille på når det gjelder klubbens inntekter. Husleie, materiell og premier utgjør gjerne de vesentlige postene på utgiftsiden. Oppgaven blir å få inntekts- og utgiftssiden til å balansere slik at styret når det økonomiske målet det har satt seg for klubbens drift. I enkelte klubber er det vedtektsfestet eller vanlig praksis at det er årsmøtet som fastsetter spilleavgifter og medlemskontingenter. Slike ordringer begrenser styrets råderett over økonomien, og vi tror at det er en bedre løsning at man overlater til styret å prisfastsette tjenestene i klubben. Det tvinger styret til å legge opp til en økonomisk politikk for klubbens drift og vil kunne bidra til større dynamikk og handlingsvilje i klubbstyret.

Ta utgangspunkt i forrige års regnskap og sett opp et budsjett over forventede utgifter og inntekter. Det er trolig den beste måten å gi dere en detaljert innsikt i klubbens økonomi. Bunnlinjen vil si om dere ventelig når de økonomiske målene dere har satt dere.

Skulle resultatet bli at dere finner at dere må øke inntektene eller kutte kostnader for å nå målsetningen, så er det styrets evne til å finne fram kreative løsninger som blir utfordret. Et lite tips i denne situasjonen. Sett alltid opp et regnestykke som forteller hvor mange flere spillere dere trenger på spillekveldene for å få nødvendige merinntekter. Vi vil tro at alle klubber vil ha en sund økonomi, hvis dere klarer å fylle spillelokalet på spillekveldene. Rekruttering og/eller tett oppfølging av at medlemmene søker til klubben på spillekveldene, kan være svaret dere leter etter. Selv om dere må redusere spilleavgiften for å øke oppslutningen, kan det være riktig virkemiddel. Å øke medlemskontingent eller spilleavgifter kan tilsynelatende være den enkle løsningen for å forbedre økonomien, men det vil hjelpe lite hvis det resulterer i at dere mister medlemmer og oppslutningen på spillekveldene.

Det finnes andre måter å øke inntektene på også. Å avholde begynnerkurs eller kurs for å videreutvikle medlemmenes bridgefaglige ferdigheter, kan gi klubben økte inntekter. Sponsing eller salg av reklame på klubbens hjemmeside, kan være en annen måte å skaffe seg inntekter på. Vi regner med at dere vil finne utveier. Hvis ikke må dere kutte i utgiftene. Det kan naturligvis være mindre hyggelig, men trøsten vil være at det gir i hvert fall ikke gir merarbeid verken på styret eller medlemmene.

Men hva hvis budsjetteringsarbeidet viser at resultatet av klubbens drift sannsynligvis blir bedre enn hva dere satte dere som økonomisk mål? Det bør jo utløse vel så store diskusjoner i styret. For da er dere i den situasjonen at dere skal finne fram til hvordan dere skal øke utgiftene - til klubben og medlemmenes beste. Skal dere bruke penger på å bedre spilletilbudet til medlemmene? Skifte til et bedre og dyrere lokale å arrangere spillekveldene i? Satse på å gi medlemmene et opplæringstilbud? Gjøre ekstra investeringer i materiell. Øke premiebudsjettet? Redusere spilleavgifter? Etc., etc. Vårt råd er at dere i hvert fall gjør dere umaken å diskutere gjennom slike forhold i stedet for passivt akseptere at dere får et bedre økonomisk resultat enn dere la opp til i utgangspunktet. I budsjetteksempelet nedenfor vil antatt driftsresultat gi et overskudd på kr. 16.850,-. Hvis det økonomiske målet styret hadde kommet fram til var at driften skulle balansere, ville det altså være styrets oppgave å finne fram til hvordan man skulle bruke mer penger.

Her er et eksempel på hvordan et budsjett for en bridgeklubb kan se ut. Merk at dere med fordel legger inn fotnoter i budsjettet, for å gi forklaringer til postene:

1. Diverse inntekter er juleturneringen og sommeravslutningen med kr 6.000 hver i inntekt, tilsvarende er det lagt inn kr 2.500 i kostnad pr turnering.
2. Klubben arrangerer gratis kurs for juniormedlemmer. Beløpet er inklusive kursbok og husleie.
3. Klubben støtter egenandel reiser SM/NM samt overnatting for sine medlemmer. I år har klubben ett lag i 1. divisjon og ett lag i 2. divisjon.
4. Klubben sender representanter til KRU-konferansen og organisasjonsdagene. Beløpet er inklusive fly/overnatting for to personer.
5. Klubben betaler startavgiften for NM, KM og SM direkte til krets/NBF og krever tilbake 50% fra medlemmene. Dette for å stimulere til økt deltagelse.