Klubbens regnskap
Vi innledet dette kapittelet med å omtale kassererfunksjonen i klubben. Beskrivelsen ga kanskje inntrykk av at vi mener at kassererens funksjon er svært alvorlig og ansvarsfullt. At det innebærer et klart ansvar å være kasserer er udiskutabelt, men i de fleste klubber er denne funksjonen likevel overkommelig. Antall posteringer er gjerne ikke så mange, og likeledes er det et håndterbart antall konti som skal føres i regnskapet. Det skulle derfor ikke være nødvendig at kassereren er spesielt regnskapskyndig, selv om det naturligvis vil være en fordel.
For mange klubber vil kanskje denne kontoplanen være tilstrekkelig:
Inntekter
Utgifter
Inntekter spilleavgifter
Årsavgift NBF
Medlemskontingent
Lisens NBF
Kantine
Mesterpoengavgift
Inntekter kurs
Husleie
Lisens NBF
Materiell
Diverse
Premier
Utgifter spilleavgifter krets/forbund
Utgifter kurs
Innkjøp varer
Gaver
Rekvisita
Lisenser data
Utgifter til deltagelse på NBFs seminarer
Diverse
Selv om dere skulle velge å ha det dobbelte antall konti, vil det likevel ikke være så vanskelig å finne ut av hvor de enkelte posteringer hører hjemme. Det bør likevel finnes en beskrivelse av hva slags transaksjoner som skal føres på de enkelte konti.
Alle bilag settes inn i en ringperm under respektive fane for hvilken konto transaksjonen er ført på. Det letter oversikten både for kasserer og andre som skal se etter detaljene i regnskapet, og underletter revisors arbeid med å revidere klubbens regnskap. Husk å føre posteringene umiddelbart etter som penger mottas/utbetales. Skippertak passer ikke for regnskapsførsel! Dessuten bør kassereren kvartalsvis sende ut regnskapsrapport til øvrige styremedlemmer, slik at disse kan være orientert om hvordan man økonomisk ligger an i forhold til budsjett.
For klubber av en viss størrelse kan det være hensiktsmessig å kjøpe lisens til et databasert regnskapssystem. Det finnes en rekke tilbud på markedet, som kan opereres via internett. Lisenskostnadene for et slikt system er gjerne overkommelige.